Product Owner vs Product Manager
Product Owner is a mythical creature. Some describe it as one thing while the others convince it’s otherwise. Neither of them are speaking truth as there is nothing as such.
บทความนี้สำหรับ เหล่า Product Owner ที่พบกับความกำกวมของบทบาทของ career ตัวเอง และต้องการหลักคิดในการไปคุยกันเพิ่มนะครับ
ออกตัวล้อฟรีก่อนว่าโพสนี้เล่าจากประสบการณ์ ทั้งจากการทำงาน การพูดคุยกับ Product Owner คนอื่น, CEO, take course หรือหาอ่านในอินเทอร์เนตนะครับ ผมเองก็ไม่ใช่คน define product owner role XD
Product Owner in Scrum: จุดเริ่มต้นของความสับสน
ขอเริ่มต้นย้อนกลับไปที่ต้นตอของ คำนิยามของ Product Owner โดยอิงจาก scrum guide update 2020 นะครับ ขอยกมาแค่พาร์ท Product Owner แต่แนะนำให้อ่านทุกพาร์ท
แปลคือ
Product Owner รับผิดชอบในการทำให้ผลิตภัณฑ์มีมูลค่าสูงเท่าที่จะทำได้ ผ่านการทำงานของ Scrum Team
Product Owner รับผิดชอบการจัดการ Product Backlog อย่างมีคุณภาพ ซึ่งรวมถึง
- พัฒนาและสื่อสารเป้าหมายของผลิตภัณฑ์ (Product Goal)
- สร้างและสื่อสาร รายการงาน (items)ใน Product Backlog
- จัดเรียง Product Backlog และ เมกชัวร์ว่า backlog นั้นโปร่งใส และทุกคนเข้าใจ
Product Owner จะทำเรื่องดังกล่าวเอง หรือ delegate ให้คนอื่นทำก็ได้ แต่ Product Owner คือคนรับผิดชอบ (เช่น dev team lead หรือแม้แต่ team member อาจช่วย product owner สร้างการ์ด หรือใส่รายละเอียดก็ได้ แต่ accoutability ถ้ามัน mess up คือ Product Owner )
องค์กรต้องเคารพการตัดสินใจของ Product Owner (ซึ่งจะดูการตัดสินใจของเขาได้จากเนื้อหาและการจัดลำดับความสำคัญของ backlog)
Product Owner เป็นคนคนเดียว ไม่ใช่กลุ่มคน และ Product Owner อาจใช้ Product Backlog แทนความต้องการของ stakeholder
ในการที่จะเปลี่ยนลำดับความสำคัญ, stakeholder ต้องมาโน้มน้าว Product Owner
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
จะเห็นได้ว่า scrum guide ดั้งเดิมนั้น ได้เว้นรายละเอียดไว้ค่อนข้างเยอะ [เพื่อให้นำไปปรับใช้งานได้หลากหลาย] ส่วนตัวคิดว่า scrum guide ดั้งเดิมนั้น focus ที่ scrum team หรือ delivery team [และมีต้นกำเนิดมาจาก software dev] โดยมีเนื้องานหลักคือ
1. การรวบรวมความต้องการของ stakeholder
2. groom รายละเอียด (โดยคุยกับคนให้ requirement / tech)
3. story breakdown และจัดลำดับความสำคัญ สื่อสารทั้งกับ scrum team และ stakeholder
4. make sure ว่าจะได้ตาม sprint goal ผ่าน scrum ceremony ต่างๆ รวมถึง manage stakeholder expectation ผ่าน demo session
5. พัฒนา scrum team efficiency เรื่อยๆ
ในขณะเดียวกัน เมื่อเวลาผ่านไปและ role นี้ถูกนำมาใช้กับองค์กร ก็เกิดคำถามตามมาถึงวิธีการนำไปใช้ โดยถ้าอิงคำนิยามตาม guide อย่างเดียวนั้น จะไม่เพียงพอต่อการทำให้เกิด product ซึ่งจุดนี้เป็นคำถามที่แต่ละองค์กรต้องตอบก่อนนำไปใช้
โดยใน scrum guide
- ไม่ได้ระบุว่า stakeholder คือใครบ้าง
- ไม่มีการพูดถึงการทำงานข้ามแผนก หรือเนื้องานที่เป็น prerequisite เช่น การทำ market research, ux/ui design, customer service, sales, operation (ใครเป็นคนเคาะ design, ใครเป็นคนเคาะว่าจะต้องมี customer service กี่คน พูดได้กี่ภาษา) แน่นอนว่า PO เป็นคนเคาะของเข้า dev sprint แต่ส่วนอื่นที่ซัพพอร์ท Product นั้นยังถูกละไว้
- ไม่ได้มีการพูดถึงว่า Product Owner ต้องเป็นคนคุยกับ Customer
- ไม่ได้มีการพูดถึงการวัดความสำเร็จของผลิตภัณฑ์ การที่ product owner owns the product หรือการที่ product owner accountable for Profit/Loss, การ budgeting, staffing หรือ recruiting
- ไม่ได้มีการพูดถึง product roadmap, strategy, competitor & customer analysis หรือการคิด feature
- ไม่ได้มีการพูดถึง external partnership management
- ส่วนใหญ่ละไว้แค่ว่า represent needs of stakeholder in Product Backlog ซึ่งอาจตีความได้ว่า Product Owner ไปรวบรวม needs of stakeholder มา
- The list could go on…
จะเห็นได้ว่า ถ้าองค์กรแค่บอกพนักงานว่าเราจะใช้ scrum จบปึ้ง โดยไม่ได้มีการคิดถึงเรื่องความรับผิดชอบด้านบน รับรองว่าจะมีความคลุมเครือของความรับผิดชอบของ Product Owner แน่นอนครับ
เอาละ ขอพักนิยามของ Product Owner ตาม scrum guide ไว้เท่านี้ก่อน ทีนี้เรามาดู ความรับผิดชอบของ Product Owner หลังจากที่หลายๆองค์กรหยิบมาใช้กัน ผ่านร้อนผ่านหนาวมาหลายปี
Product Owner กับความคาดหวังในชีวิตจริง
ด้วยความ(ตั้งใจ)คลุมเครือของ scrum guide หรืออะไรก็แล้วแต่ ทำให้ทุกวันนี้แต่ละองค์กรมีความคาดหวังของ role นี้ต่างๆกัน (ไม่เหมือนพวกสาย specialist ที่จะชัดเจนกว่า เช่น programmer, design, uxui) หลายองค์กรมีการปรับความรับผิดชอบเพิ่มเติม on top จาก scrum guide ไป
ผมขอยก เลเวลของ Product Owner ตามบทความนี้ละกัน เชื่อว่าเราคงตกจุดใดจุดหนึ่งบริเวณนี้
- Scribe
ง่ายๆ คือคนย่อยความต้องการของ stakeholder เป็น requirement spec, user story ครับ ณ ระดับนี้ เกือบทุกคำถามจะไปถาม stakeholder ที่ร้องขอฟีเจอร์, Product Owner จะทำหน้าที่ align stakeholder สื่อสารกับ Scrum Team และพัฒนาคุณภาพทีม
2. Proxy (ส่วนตัวคิดว่าตาม scrum guide ระบุไว้ที่ level นี้)
ขยับขึ้นมาอีกนิดคือ Product Owner จะได้จัดลำดับความสำคัญของ Product Backlog (กรณีที่คนต้องการของเยอะ) แต่การตัดสินใจหลายๆอย่าง เช่น requirement, goal, scope ผลลัพธ์โดยรวมของผลิตภัณฑ์ยังเป็น stakeholder
ข้อเสียของระดับนี้ ก็คือยังต้องมีการคุยกันไปมาระหว่าง stakeholder เพื่อ clarify ความต้องการ ซึ่งหลายๆองค์กรจะพยายามแก้จุดนี้ด้วยการขยับ PO ไปเลเวล 3+
3. Business Representative
ณ จุดนี้ Product Owner จะถูกคาดหวังให้ initiate ไอเดีย ฟีเจอร์ใหม่ๆขึ้นมาครับ ซึ่งการจะคิดฟีเจอร์ได้ จะต้องอาศัยทักษะเพิ่มเติมในส่วนของ marketing หรือ customer understanding จะ macro analysis, industry, PESTEL, five force อะไรก็ตามสะดวก
แต่ยังคงต้องอยู่ในภายใน budget หรือ P/L รวมของบริษัทหรือแผนก ยังไม่ได้เป็น Product ของตัวเองแยกมาจริงๆ จะทำ campaign จะไปออก event จะแจกของ ต้องไปขออนุมัติจากส่วนกลางก่อน
เลเวลนี้เป็นจุดเปลี่ยนของหลายๆคน เนื่องจากถ้าอิงตาม scrum guide หรือพวก Scrum Certificate ในคอร์สเค้าจะสอนถึงแค่พวก agile ritual แต่ไม่ได้ไปสอนการวิเคราะห์ตลาด การ differentiate การคำนวน ROI หรือ cost accounting ซึ่ง Product Owner ที่มาจากสายเทคต้องปรับตัวพอควร
4. Sponsor
หลังจากที่เรา proof ตัวเองในเรื่องการทำ budget การทำ feature ที่ได้ return กลับมา ตอนนี้ Product Owner ได้ dedicated budget เองแล้วครับ ไม่ต้องไปขอ approve การใช้จ่ายแล้ว อยากใช้จ่ายยังไงก็วางแผนดีๆนะครับ ที่เหลือเหมือน Business Representative
5. Entrepreneur
ณ จุดนี้เรา own แบบสุดลิ่มทิ่มประตูละครับ แทบจะเป็น stakeholder ในคนเดียว (เค้าใช้คำว่า Product Owner takes full responsibility for the product and also has full authority over the product) จะทำฟีเจอร์ ทำแคมเปญ จะขยายไปต่างประเทศ ดู ROI กันงบไว้ scale คน เราจะรับผิดชอบหมด
แต่ในความเป็นจริง ยังไงก็ต้องปรึกษา CEO อยู่ดี แต่ CEO จะค่อนข้างปล่อยมือมากขึ้น
อันนี้แบ่งแบบทั่วไปนะครับ ในความเป็นจริงที่เจออาจมีแยกกว่านี้อีก เช่น 4. Sponsor Product Owner อาจจะได้ dedicated budget มานะ แต่ตอนทำ budgeting ก็ต้องไปปรึกษา c level อีกที
วิธีง่ายๆที่จะดูว่าองค์กรคาดหวังให้เราเป็น PO level ไหนคือลองถามตัวเองว่า quarter หน้าหรืออีก 2 quarter เราจะทำอะไร ทำไมถึงทำอันนี้ เรามี roadmap ที่เราคิดและตอบได้เลย หรือต้องรอคนอื่น? product ทำรายได้เท่าไหร่? runway เหลือกี่เดือน? breakeven?
องค์กรที่ใหญ่ๆ กับ startup ความคาดหวังก็จะต่างกันอีก เช่น องค์กรใหญ่อาจจะอยู่ในสโคปเลเวล 1–4 ในขณะที่ Startup อาจจะเป็นได้ตั้งแต่ 1–5
จะเห็นได้ว่าที่ความรับผิดชอบระดับ 3,4,5 จะอยู่นอกเหนือที่นิยามไว้ใน scrum guide โดยเฉพาะเลเวล 5 นี่ เกินเบอร์ไปมาก (แต่บาง Start up ก็จะคาดหวังนะครับ เช่น Product Owner บางทีก็ไปเฝ้าบูธ บางทีก็ไปออกกองถ่าย บางทีก็เป็นพิธีกร เพราะเราเป็น Owner 55)
ส่วนตัวเชื่อว่าส่วนหนึ่งเป็นเพราะ scrum guide ดันใช้คำว่า Product Owner ในโรลนี้ พอมีคำว่า Owner เวลาองค์กรหยิบไปใช้เลยให้ดู end to end ซะเลย
ทั้งๆที่ definition ดั้งเดิมคือ
Product Owner = Scrum Team Owner = ใครจะมาใช้ resource scrum team ต้องผ่าน Product Owner นะคร้าบ
ถ้าใช้คำว่า Scrum Team Manager ความรับผิดชอบน่าจะไม่บวมขนาดนี้ แต่เค้าเลี่ยงคำว่า Manager เพราะจะให้ Scrum Team มัน self organize แหละ
อ่านมาตั้งนาน ไม่เห็นมีพูดถึง Product Manager
นั่นเพราะว่าจริงๆแล้ว ที่ Product Owner level 3,4,5 เรากำลังทำหน้าที่ Product Manager แล้วครับ จะเรียกว่า Product Owner ทำ role Product Manager หรือ Product Manager ทำ role Product Owner ด้วย ก็ได้ ขออิงตารางจากเว็บนี้ https://www.atlassian.com/agile/product-management/product-manager
ในขณะที่ Product Owner level 1,2 Product Manager แฝงตัวอยู่ในชื่อ stakeholder หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของ product ครับ เพราะที่ level 1,2 product manager (หรือ CEO) เป็นคนที่ถือ goal, vision ของ product ไว้ ในขณะที่ Product Owner operates as a Scrum Team ครับ
ถ้างั้นจะให้คนเดียวทำ หรือแยกคนดี
เป็นคำถามที่ community เองก็ยังเถียงกันไม่จบ และแตกเป็นสองเสียงครับ ส่วนตัวผมจากที่ลองทำมาทั้งสอบแบบ แบบแยกโรล ชีวิต PO ดีกว่าครับ 555
แต่ถึงแม้ว่าจะแตกเป็นสองเสียง แต่ community เห็นตรงกันว่า ยังไงก็ต้องมี single product champion ที่ดูภาพรวมของ product (holistic view of product)
ขออนุญาตแปะ resource เพื่อให้ไปอ่านที่เค้าคุยกัน และแคปมาแค่บางอันที่น่าสนใจ
ทีมคนเดียวกัน ไม่งั้นมันมีแรงเสียดทาน
ทีมแยกคน มันคนละส่วนกัน
Marty Cagan เคยเขียนไว้ทั้งแบบคนเดียว (2014) และแยก (2019)
Brian เคยเขียนไว้ทั้งแบบคนเดียว (2011) และ แยก (2016)
แน่นอนว่าการที่คนคนเดียวสามารถจบงานได้เองฟังดูดี และเร็วกว่า แต่จากประสบการณ์นั้นทำได้ยาก การจะเป็น Product Owner ที่ดีต้องทำงานใกล้ชิดกับ Scrum Team และ attend ceremony ในขณะที่ Product Manager มองภาพรวมมากกว่าทำกับทีมใดทีมหนึ่ง
ในเรื่องของความคาดหวังของแต่ละแผนก อย่างที่บอกว่าที่ PO level 3,4,5 เราต้องขยับมาดูมากกว่า Scrum Team / Dev Team แล้ว แผนกอื่นก็ต้องการความเห็น/approval จาก PO ไม่ใช่แค่ Dev Team แล้ว เช่น จะสั่งของจาก supplier, procurement หามาให้ แต่เราจะเลือกเจ้าไหน สั่งจำนวนเท่าไหร่ดี
การที่จะดูภาพรวมพร้อมๆกับ จัดการ product backlog ไปด้วยให้ได้คุณภาพนั้น challenge มาก ที่โชคดีหน่อย Scrum Team ก็จะเข้าใจและช่วยแบ่งเบาภาระ Product Owner ในการ groom backlog ถ้าโชคร้ายก็จะกลายเป็น PO ไม่ attention to detail เลย
feedback นึงที่ผมได้(ในรอบเดียวกัน จากคนละแผนก) จากการพยายามทำสองโรล คือ C level และแผนกอื่นอยากให้ PO ถอยออกมาดูภาพรวมในการขยายผลิตภัณฑ์ วาง roadmap และ strategy (spend too much time with dev team), ในขณะที่ Scrum team อยากให้ PO ลงไปดูรายละเอียดมากขึ้นครับ
(ซ้ำร้ายกว่านั้นถ้า PO ถือมากกว่า produt/team นึง ก็สนุกเลย)
แต่ข้อเสียของการแบ่งโรล ก็มีคือ PO บางคนสัมภาษณ์เข้าบริษัทมาพร้อมกับไฟที่จะ own มากกว่าแค่ scrum team ซึ่งตรงนี้ควรต้องคุยให้เคลียร์ตั้งแต่ความเข้าใจขององค์กร, job description และตอนสัมภาษณ์
แน่นอนว่าการได้คนมาแบ่งเบาภาระนั้นย่อมดีกว่าอยู่แล้ว แต่การเปิด position เพิ่มก็มาพร้อมกับ fixed cost ที่ product ต้องแบก คำถามคือจุดไหนที่เราคิดว่า Product เราทำกำไรได้พอและคุ้มที่จะจ้าง และใครจะเป็นคนตัดสินใจ — Product Owner หรือ Product Manager นะ :)
Responsibility Matrix
ไม่ว่าเราจะแบ่งยังไง สิ่งที่สำคัญคือต้องสื่อสารให้ชัดเจน สาย project/product management น่าจะคุ้นเคยกับ RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Inform) matrix อยู่แล้ว ในกรณีนี้ผมทำมาเป็นตัวอย่างทั้งแบบ PO ดู end-to-end และ PO ดูแค่ scrum team ครับ สามารถเอาไปใช้เป็น material ในการคุยกับองค์กรได้นะ ตัดพวก Consult head of each department ก็ได้ แต่ใส่ไว้เป็นไอเดียว่าถึงแม้ PO จะ account for end-to-end แต่จริงๆแล้ว เราก็ยังมีคนให้ consult นะ (หวังว่า)
- จริงๆ มันควรจะเป็น task แต่ผมทำเป็นไอเดียเฉยๆ เช่น P&L คือ PO own ในส่วนของ profitability ของ product แต่คน product report อาจเป็นคนอื่นครับ ถ้าเอาละเอียดก็แตกสอง task เลย
PO own end-to-end (level 5)
Product Manager own product, PO own scrum team (level 2)
ปล. ที่เขียน blog นี้ base on ว่า product นึง ใช้ product manager / product owner คนเดียวนะครับ มันจะมีกรณีที่ product มันใหญ่มากจนคนนึงดูไม่ไหว ซึ่งความรับผิดชอบ ของคนที่ดู module ย่อย จะลดลงไป เช่น จะไม่ได้ไปดู P&L ของทั้ง product (เช่น เว็บจองโรงแรม ถ้าจำไม่ผิดจะมี product manager หลายสิบ หรือ 100+ นี่แหละ)
ตรงนั้น group product manager, vp of product, CPO หรืออะไรก็แล้วแต่ จะรับไปดู เดี๋ยวมีความสนุกสนานของ principal product manager vs group product manager อีก+__+
สุดท้ายแล้ว เหล่า Product Owner, Product Manager มีความเห็นอย่างไรกันบ้างครับ คิดว่าเราควรแยกหรือควรรวมครับ คอมเม้นกันมาได้นะ อยากได้คนถก 555
